De afgelopen jaren ben ik intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van hybride werkconcepten binnen zorg- en onderwijsinstellingen. Wat mij daarbij steeds opvalt is dat beide sectoren tegen dezelfde uitdagingen aanlopen. Ze worden geconfronteerd met forse bezuinigingen, waardoor al snel wordt gesproken over het verminderen van het aantal vierkante meters of het efficiënter inzetten ervan. Tegelijkertijd wil men de kwaliteit van zorg en onderwijs verbeteren én medewerkers goed faciliteren. Hoe zorg je er dan voor dat medewerkers optimaal ondersteund worden en graag op kantoor zijn? Dat ze zich verbonden blijven voelen met de organisatie? Zeker nu personeelstekorten juist nu zo nijpend zijn, is het belangrijker dan ooit om mensen te behouden.
Ontwikkelingen
Bezuinigingen zijn echter niet de enige factor die van invloed zijn op deze organisaties. Ook de opkomst van AI verandert werkzaamheden en daarmee de behoefte aan kantoorruimte met een passende inrichting. Hoe richt je die vierkante meters zo in dat ze echt aansluiten bij de activiteiten die er plaatsvinden? En hoe zorg je tegelijkertijd voor een gezonde, prettige werkomgeving die recht doet aan het welzijn van medewerkers en de diversiteit aan behoeften binnen teams?
Overeenkomsten zorg en onderwijs
Hoewel zorg en onderwijs op het eerste gezicht twee totaal verschillende branches lijken, blijkt uit de praktijk dat zij met verrassend vergelijkbare vraagstukken kampen.
In beide sectoren is de invloed van bepaalde beroepsgroepen groot. Chirurgen en hoogleraren nemen vaak een prominente positie in: zij halen belangrijke subsidies binnen of brengen unieke expertise mee, wat hen veel zeggenschap geeft. Zodra het gesprek gaat over het delen van werkplekken, zie je dat juist deze groepen vaak de neiging hebben om een eigen, vaste plek te claimen. Tegelijkertijd zijn zij een groot deel van hun tijd niet op kantoor, maar in de OK, op de poli, in een collegezaal of op een andere universiteit. De werkelijke behoefte ligt dan ook meestal niet bij een vaste werkplek, maar bij zekerheid en gemak: weten dat er altijd een geschikte plek beschikbaar is op het moment dat zij die nodig hebben, zonder te hoeven zoeken of reserveren.
Daarnaast wordt de werkomgeving nu vaak doorbelast aan afdelingen, divisies of faculteiten. Dat maakt het beheer complex. Want als je betaalt voor de vierkante meters en de inrichting, waarom zou je dan met minder doen? En als er minder werkplekken nodig zijn: waar gaan de door jouw afdeling betaalde bureaus dan heen? Hoewel het ‘broekzak–vestzak’ lijkt, levert dit organisatorisch, beheersmatig en financieel veel gedoe op.
Een andere overeenkomst is dat beide sectoren werken met laboratoriumomgevingen waar nabijheid van werkplekken essentieel is. Die plekken dienen vaak alleen voor kortstondig werk, namelijk het vastleggen van onderzoeksresultaten. Toch staan labs regelmatig in aparte gebouwen, ver van de werkgebieden, wat leidt tot inefficiënt gebruik van de werkomgeving en onnodige looplijnen.
Ook hebben zorg en onderwijs veel vierkante meters ingericht voor hun primaire doelgroep: patiënten en studenten. Maar in de inrichting wordt nog vaak geredeneerd vanuit het medewerkersproces in plaats van het klantproces. Zo worden studenten vaak op de werkvloer van de medewerker ontvangen en patiënten in gangen waar medewerkers werken, waardoor privacygevoelige processen door elkaar lopen. Is het niet logischer om een ‘samen’-gebied te creëren waar medewerker en student /patiënt elkaar ontmoeten? En voor patiënten: waarom niet alle afspraken op dezelfde dag in dezelfde ruimte organiseren, om logistiek te vereenvoudigen en rust te bieden?
Uitdagingen
De uitdagingen in beide sectoren vertonen opvallend veel overeenkomsten. Organisaties bewegen zich steeds vaker van een decentrale naar een meer centrale vorm van sturing, zowel financieel als in het beheer. Tegelijkertijd is er de neiging om oplossingen op maat te maken, vanuit het idee dat de eigen situatie uniek is. Hoewel maatwerk soms nodig blijft, ligt er juist veel kracht in het ontwikkelen van een heldere standaard die het grootste deel van de primaire processen ondersteunt. Zo ontstaat er meer overzicht, efficiëntie en ruimte om waar nodig gericht af te wijken.
Daarnaast ontbreekt het vaak aan een organisatiebrede visie en een samenhangend campus- of masterplan. Daardoor worden her en der aanpassingen gedaan zonder helder einddoel. Het gevolg: constant reactief brandjes blussen in plaats van toekomstbestendige keuzes maken.
Ook is het essentieel medewerkers goed mee te nemen in de verandering. Laat zien wat er mogelijk is, communiceer duidelijk en maak inzichtelijk wat het hen oplevert. Verandering kost tijd, aandacht en maatwerk. Een goed doordacht begeleidingsplan is daarbij cruciaal.
Concepten
Om organisaties te helpen in deze ontwikkeling zoeken we samen met opdrachtgevers naar oplossingen. Een voorbeeld is het 80-20‑principe. We ontwikkelen een werkconcept dat voor 80% van de medewerkers geldt, waarbij de primaire processen per functieprofiel volledig ondersteund worden. De resterende 20% bestaat uit specifieke wensen, zoals voorzieningen voor bepaalde doelgroepen of werkplekken voor functies die unieke eisen hebben. Denk aan ‘offices for a day’ voor leidinggevenden, die met name bedoeld is om te overleggen en tussendoor individueel zaken uit te werken.
Maar waar ook behoefte aan is, zijn duidelijke spelregels in gebruik en gedrag. Welke ruimte gebruiken we waarvoor, hoe zorgen we dat we elkaar niet verstoren in ons werk, maar ook hoe zorgen we dat niet iedereen op dezelfde dag aanwezig is en er geen passende plek beschikbaar is? In workshopachtige sessies gaan we gezamenlijk op zoek naar heldere en duidelijke afspraken en over welk team wanneer in de basis op kantoor is om samenwerking te bevorderen.
Daarbij houden we ook rekening met Experience Based Working (EBW): verschillende medewerkers hebben verschillende behoeften, ook al voeren ze dezelfde taak uit. Een omgeving moet neurodiversiteit ondersteunen, zodat iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren. Maar ook afspraken waarbij er rekening wordt gehouden met de behoeftes van het individu.
Wat levert het op?
Wanneer je werkt vanuit een duidelijke visie en een passend campus- of masterplan, aangevuld met een doordacht werkconcept per doelgroep, ontstaat er flexibiliteit, nu en in de toekomst. Werkplekken en vergaderruimtes worden uitwisselbaar tussen organisatieonderdelen.
Maar het is ook helder wat de speelruimte organisatie breed is en waar je als medewerkers wél invloed op hebt. Dat geeft duidelijkheid, rust en uiteindelijk meer tevreden medewerkers.
Dit artikel is geschreven door Sheila Zautsen, Senior Consultant bij WorkWire.
