VRAAGSTELLING
Als gevolg van de coronapandemie is hybride werken een factor van belang geworden binnen de Universiteit van Amsterdam. De UvA kan niet op het huidige investeringsniveau per werkplek blijven ontwikkelen en heeft een ontwikkelnorm voor huisvestingsgebruik in ontwikkeling.
Inventarisatie UvA Breed in Februari – Maart 2023: De Uva heeft ons gevraagd om inzicht te krijgen in de behoeften van de faculteiten en diensten en inzicht in kansen en knelpunten, aan zowel de harde als de zachte kant van het werkplekconcept
Faculteit der natuurwetenschappen, wiskunde en informatie (FNWI) December 2022 – Heden. Binnen de bestaande kantoorconcepten (ook bij recente huisvesting (Lab42) is nog beperkt rekening gehouden met de nieuwe norm. Ondanks de verwachte groei van de faculteit, is er voor de faculteit een grens aan het aantal m² voor de kantooromgeving. De wens is om groei op te vangen in de m² kantooromgeving die er na de oplevering van LabQ zijn (in 2026). Dit kan door een andere manier van werken, delen van werkplekken, een andere verhouding tussen concentratiewerkplekken en overlegplekken en differentiatie in typen werkplekken. De faculteit FNWI heeft WorkWire gevraagd de stip op de horizon te bepalen (zowel qua manier van werken als het gebruik van de werkomgeving). Hoe vertalen ze dat vervolgens tot een algemeen gedragen visie met een bijpassend werkconcept per instituut en hoe implementeren we die verandering in gedrag en gebruik van de werkomgeving (inclusief continu “onderhoud”)?
Universiteitsbibliotheek (UB): Het ontwerp voor de nieuwe UB is al vele jaren geleden ontwikkeld en wordt nu gerealiseerd. De vraag rijst nu: is de eerder vastgestelde oplossing met basiskamers per afdeling nog houdbaar bij een groeiende vraag naar andersoortige ruimtes en de uitbreiding van het aantal afdelingen? Zou een andere oplossing zoals reserveren van alle werkplekken beter kunnen werken? Hoe neem je mensen mee in dit nieuwe werkplek concept? Hoe ziet een dag op kantoor eruit in het nieuwe werkconcept?
Faculteit der Rechtsgeleerdheid (FdR) december 2023-heden: De hoofdvraag van de FdR is hoe de beschikbare ruimte in gebouw REC A op de beste manier kan worden gebruikt. Passend bij de verschillende doelgroepen/gebruikers binnen de FdR. Daarnaast wil de FdR ook zorgen voor goed werkgeverschap en een werkomgeving ontwikkelen die toekomstbestendig is en aansluit bij de randvoorwaarden (zoals de ruimtenorm).
RESULTAAT
Inventarisatie UvA Breed: middels deskresearch, rondgangen over de campussen en door de gebouwen en interviews met medewerkers van bijna alle faculteiten en diensten informatie opgehaald m.b.t. de huidige werkplekconcepten en de perceptie van de huidige werkomgeving (zowel de fysieke als de zachte kant) en dit alles in relatie tot de nieuwe one-size-fits-all ruimtenorm voor de kantooromgeving die is vastgesteld. Op basis van die inzichten hebben we een procesvoorstel gemaakt voor een UvA brede structuur en aanpak (gezamenlijke gedachtegoed, 80%) als ook een faculteit of diensten structuur en aanpak (specifieke gedachtegoed, 20%).
Faculteit der natuurwetenschappen, wiskunde en informatie (FNWI): we focussen op wat nu belangrijk is, om te voorkomen dat het project als geheel onoverzichtelijk wordt. We ontwikkelen daarom voor dit moment een passende visie. Dat laatste doen we d.m.v. van interviews, een survey en een value fit waar vanuit wij een gedragen visie op toekomstbestendige huisvesting voor de FNWI en een stip op de horizon ontwikkelen. Het betrekken van medewerkers en de rol van leidinggevende is hierbij cruciaal. Dat dit proces lang duurt, is logisch, maar legt wel de basis neer voor de verdere ontwikkeling naar de manier van werken passend bij de diverse doelgroepen.
Universiteitsbibliotheek (UB): We hebben interviews gehouden met stakeholders van de diverse afdelingen over hoe en wanneer de teams willen werken in het nieuwe gebouw. Met deze input hebben we een oplossing bedacht in het gebruik van de inrichting van de kantoorwerkplekken en de daarbij behorende ordening. Een nieuw werkplekconcept betekent een andere manier van werken, zowel op kantoor als daarbuiten. Om deze verandering in goede banen te leiden, hebben we een routekaart ontwikkeld.
Faculteit der Rechtsgeleerdheid (FdR): Middels interviews en een survey halen we de huidige behoefte op. Tevens hebben we een rondgang gedaan door het pand en hebben we de potentie van het gebouw geanalyseerd. Op basis van de uitkomsten adviseren we over de vervolgstappen voor de FdR.
KEYWORDS
WEBsurvey, Value Fit, Interviews, Engagementprogramma, Gebouwpotentiestudie
Meer weten? neem gerust contact op met Marian Wilgenburg, Mila Duvekot of Sheila Zautsen